Fletning af adresser og indhold

Fletning af data kan bruges til mange forskellige formål. Det er en effektiv måde at automatisere mange ens udgivelser, om det måtte være etiketter, labels, løsblade, brochurer, e-mails, nyhedsbreve, visitkort mm.

Fælles for dem alle er de kræver en ordentlig datafil som renset og klargjort til brug. Det kan være en EXCEL fil (.xls, .xlsx) eller kommaseparerede filer såsom CSV, TXT mm. (.csv, .txt).
Hver datarække (På engelsk record) optager én række, og svarer til f.eks. én etiket eller løsblad. Den første række i dokumentet skal altid være en navngivning af hver kolonne, f.eks. “Navn”, “Vejnavn”, “Postnr.” mm.

Her er en række kode råd, som du kan bruge når du skal udforme din dataliste:

• Navngivning af dine data i øverste række – f.eks. “Navn”, “Efternavn”, “E-mail” osv.
• Rens og læs korrektur på din data – ofte er der tale om mange rækker af data (Nogle gange flere tusinde) som skal flettes, derfor brug tiden på at kigge filen godt igennem og find eventuelle fejl. De bliver nemlig ikke opdaget når man fletter dem.
• Adskil dine data – f.eks. skriv ikke “Postnrby” i samme felt, men adskil dem så de har hver deres kolonne = “Postnr.” og “By”
• Slet tomme rækker – så de ikke bliver flettet med i den endelige dokument.
• Undgå mellemrum i start og slutningen af dine felter – disse kommer også med i det flettede resultat.

For at gøre det nemmere for dig, kan du starte med en skabelon, som viser den typiske opdeling som bruges til adresser.

Download excel-skabelon